Как стирают запись в трудовой
Трудовая книжка – это один из важнейших документов каждого человека. Она предоставляется каждому сотруднику работодателем на платной или безвозмездной основе. Как и в любом документе, в трудовой книжке могут быть ошибки, которые нужно исправить или удалить. Поговорим о том, как правильно сделать изменение записей в трудовой книжке.
Нормативно-правовая база при внесении изменений или дополнений
При изменении, дополнении или удалении записей в трудовой книжке нужно руководствоваться следующими нормативно-правовыми документами:
- Трудовым кодексом РФ}
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Правительством РФ в 2003 году, а именно пунктами 26-30}
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Министерством труда в 2003 году.
Нормативный документ выбирается в зависимости от того, какой раздел трудовой книжки нужно изменить (титульный лист, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).
Исправление ошибки на титульном листе
Рассмотрим поэтапно, как внести исправления в трудовой книжке на титульном листе.
Изменение фамилии
При смене фамилии старую запись нужно зачеркнуть одной чертой, а новую сделать выше или рядом. На внутренней стороне обложки следует указать документ-основание (например, свидетельство о заключении брака), подтверждающий правильное написание фамилии. Далее запись заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.
Ссылка на документ будет выглядеть так: «Фамилия «Иванько» изменена на фамилию «Петренко» на основании свидетельства о заключении брака серия АК №475869, выданного Коломенским отделом ЗАГС 04 декабря 2013 года». Если была допущена ошибка в написании фамилии, делается следующая запись: «Фамилия «Мечников» изменена на «Мячников» на основании свидетельства о рождении № 4865, выданного Московским отделом ЗАГС 30 апреля 1980 года».
Исправление имени в трудовой книжке
Если имя сотрудника написано неверно при первом оформлении трудовой книжки, то испорченный бланк уничтожается после составления акта на списание, а сотруднику заводят новую книжку.
Если же ошибка замечена в старой книжке, то сотруднику придется обратиться в суд с прошением о признании недействительности такой книжки.
Однако существует и другое мнение. Неверное написание имени и отчества можно исправить следующим образом:
- Неправильную запись зачеркнуть одной чертой и сделать правильную запись.
- Занести на внутреннюю сторону обложки запись о документе, послужившим основанием для исправления (паспорт, свидетельство о рождении).
- Заверить сделанную запись подписью и печатью предприятия.
- Сделать запись: «Исправленному отчеству (например, Виталиевич) на отчество (Витальевич) верить».
Исправляя подобным образом неправильные данные, вы берете ответственность за сделанные исправления на себя. Лучшим вариантом в подобном случае является обращение в суд.
Изменения в трудовой книжке данных об образовании или должности
Нередко возникают ситуации, когда сотрудник во время работы на предприятии проходит обучение в высшем учебном заведении. Естественно, после завершения обучения изменяется уровень образования, что и необходимо отразить в трудовой книжке.
После предоставления работником в отдел кадров соответствующего документа, подтверждающего полученное образование, сотрудник отдела кадров должен внести изменение в трудовую книжку следующим образом: после наименования прежнего уровня образования (или специальности) нужно поставить запятую и после нее сделать запись о новом образовании (новой специальности). Запись будет выглядеть так: «Образование Среднее специальное, высшее профессиональное» или «Специальность Бухгалтер, экономист».
Следует отметить, что делать на внутренней стороне обложки ссылку на документ-основание в данном случае не нужно.
Помните, что закрашивать, стирать или перечеркивать ошибочные записи нельзя как на титульном листе, так и во всей трудовой книжке.
Исправление сведений о работе
Как изменить запись в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе»? Об изменениях записей в этом разделе говорится в Правилах в пункте 27. В нем сказано, что при обнаружении неточных или неправильных записей в трудовой книжке исправления можно внести:
- на том месте работы, где была допущена ошибка}
- на нынешнем месте работы сотрудника, основываясь на документе от работодателя, допустившего неточность.
В случае исправления ошибочных записей новые записи должны быть одинаковыми с данными документа-основания.
Изменение записи о приеме на работу
Изменение записи в трудовой книжке лучше всего делать до того, как будет сделана следующая по порядку запись. Ошибочно сделанная запись не подлежит зачеркиванию.
Инструкцией установлен следующий алгоритм исправлений:
- после последней записи раздела «Сведения о работе» нужно указать следующий по порядку номер, текущую дату новой записи, в третью графу записать: «Запись за номером (поставить номер неправильной записи) считать недействительной»}
- затем нужно сделать правильную запись, а в четвертой графе указывается:
- либо повторная дата и номер распоряжения (приказа), на основании которого была сделана неправильная запись}
- либо дата и номер распоряжения (приказа), послужившего основанием для правильной записи.
Если ошибка обнаружена своевременно, то исправить ее не составит труда. Все сделанные исправления следует заверить подписью руководителя и печатью предприятия.
Если сотрудник, в трудовой книжке которого была допущена ошибка, устроился на другое предприятие, то исправить запись нужно так:
- в новой строке нужно поставить номер, следующий за предыдущим}
- вносится запись, которая гласит о том, что: «Запись за номером (указывается номер записи) считать недействительной»}
- затем нужно сделать правильную запись}
- далее указывается дата внесения исправления}
- в четвертой графе следует сделать ссылку на приказ (распоряжение).
Если предприятие, в котором была допущена ошибка, реорганизовано, то исправление может сделать предприятие-правопреемник. Если же предприятие ликвидировано, то на новом месте работы оформляется приказ (распоряжение) о внесении соответствующих изменений.
Изменение записи о переводе на другое место работы и об увольнении
В аналогичном порядке недействительными признаются записи:
- о переводе на другое постоянное место работы}
- об увольнении}
- о незаконном переводе или увольнении сотрудника.
Что нужно знать об изменении записи в трудовой книжке, связанной с переводом? Если требуется сделать запись о восстановлении сотрудника на прежнем месте работы, то она будет выглядеть так: «Запись номер (указывается номер) недействительна, восстановлен на прежней работе».
Если меняется формулировка причины увольнения, то нужно написать так: «Запись номер (указывается номер) недействительна, уволен (указать новую причину увольнения)». При этом в четвертой графе нужно записать документ-основание, который послужил для записи новой формулировки.
Если сотрудник примет решение о том, что ему не нужна в трудовой книжке ошибочная запись об увольнении, то он может написать заявление о замене трудовой книжки, в которой не будет этой записи. В подобном случае работодатель обязан оформить сотруднику дубликат книжки.
Удаление записи
Как удалить запись в трудовой книжке? Затиранием или закрашиванием делать это запрещено. Ошибочные или неправильные записи нужно исправлять.
- Ошибки, сделанные на первой странице, необходимо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать правильные данные. Это требование относится к фамилии, имени, отчеству, дате рождения. Затем на внутренней стороне обложки нужно записать, на основании каких документов сделаны новые записи, которые следует заверить подписью руководителя и печатью предприятия.
- Ошибку, допущенную в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», исправляют так:
- Вносят в первую графу под всеми записями новый номер по порядку.
- Во вторую графу вносят дату записи.
- В третьей графе нужно написать: «Запись под номером (указывается номер записи) недействительна». Также указывают документ, послуживший основанием для записи. Далее записывают правильную формулировку. Если запись просто ошибочна, то делается только запись о недействительности.
- В четвертой графе вписывают номер и дату распоряжения (приказа). Если ошибка допущена в наименовании предприятия, то в третьей графе делают запись о том, что: «Наименование предприятия (указать ошибочное наименование) считать недействительным. Правильно следует читать наименование (указать верное наименование)». Ссылку на распорядительный документ в подобном случае делать не нужно.
- Под каждой записью должна стоять гербовая печать предприятия или печать структурного подразделения, которое уполномочено заполнять трудовые книжки.
- Ошибочно заполненные трудовые книжки, не подлежащие хранению, можно уничтожать в шредере.
Внесение пропущенной записи
Иногда случается так, что в трудовой книжке не хватает какой-нибудь записи. Что же делать в таком случае, ведь это считается нарушением? Чтобы устранить подобный недочет, нужно, взяв трудовую книжку сотрудника и приказ (распоряжение), например, о присвоении ему новой квалификации, сделать следующее:
- Найти кадровый приказ о присвоении сотруднику новой квалификации, на основании которого нужно было сделать запись. Если такого приказа нет, то его нужно оформить.
- Внести пропущенную запись о присвоении новой квалификации под следующим порядковым номером после последней записи. Во второй графе указать фактическую дату присвоения квалификации. В четвертой графе внести номер приказа.
- Если сотрудник, в трудовой книжке которого отсутствует какая-либо запись, уже успел уволиться, и в книжке есть об этом соответствующая запись, заверенная по всем правилам, в этом случае нужно:
- внести необходимую запись после записи об увольнении под номером, следующим по порядку}
- во второй графе поставить дату, которая была проставлена в предыдущей строке}
- в третью графу внести сведения о присвоении квалификации и фактическую дату присвоения квалификации}
- в четвертой графе указать ссылку на приказ (распоряжение)}
- проставить свою должность, а также подпись и печать кадрового отдела}
- ознакомить с записью сотрудника под подпись.
Восстановление трудовой книжки
Если вы утратили трудовую книжку, то по закону обязаны сразу же сообщить об этом в письменной форме работодателю с последнего места работы.
Последним местом работы считается то предприятие, с которым на момент утраты книжки был заключен трудовой договор. Если же в это время гражданин был безработным, то ему нужно обратиться к прежнему работодателю.
Дубликат трудовой книжки выдается в течение пятнадцатидневного срока после подачи заявления об утере книжки. В дубликате должна содержаться информация об общем и непрерывном стаже работы до поступления на последнее место работы, а также сведения о работе и награждениях, которые были внесены на последнем месте работы. Чтобы подтвердить общий стаж работы, следует предоставить документы, подтверждающие весь стаж.
Такими документами являются:
- все приказы о приеме на работу}
- все заключенные трудовые договора}
- лицевые счета, а также ведомости о выдаче заработной платы}
- сведения о трудовом стаже формы СЗВ-К}
- выписки из индивидуального лицевого счета формы СЗИ-5}
- различные справки и приложения.
Общий стаж в дубликате будет записан суммарно.
Восстановление поврежденной трудовой книжки
Если трудовая книжка повредилась в результате внешних воздействий, то есть порвалась, испачкалась, обгорела и т.д., то сотрудник имеет право написать заявление о выдаче ему дубликата книжки. В этом случае дубликат будет содержать все записи, которые были сделаны в старой книжке, если их можно прочитать. Нечитаемые же записи нужно будет подтверждать документами. В испорченной книжке делается запись о том, что «взамен выдан дубликат серии (указать серию) № (указать номер дубликата)».
Восстановление трудовой книжке при утрате работодателем
Если трудовая книжка утрачена при чрезвычайных ситуациях (пожаре, наводнении и т.п.), то на предприятии создается комиссия, которая будет рассматривать вопрос о восстановлении утраченного документа. Как и в предыдущем случае, стаж устанавливается на основании подтвердительных документов. Если таких документов нет, то можно использовать показания свидетелей (от двух человек). После заседания комиссия составит акт с информацией о периоде работы, профессии (должности), трудовом стаже. Дубликат трудовой книжки будет выдан на основании этого акта.
Если трудовая книжка была просто потеряна работодателем, он может быть привлечен к административной ответственности. На виновных лиц будет наложен штраф от 1000 до 5000 рублей, а на предприятие – от 30000 до 50000 рублей. Помимо штрафных санкций, на предприятие могут возложить запрет на осуществление деятельности до 90 суток.
Подтверждение стажа на ликвидированном предприятии
В этом случае необходимости нужно обратиться в архивное учреждение, которое отвечает за хранение всех документов ликвидированных предприятий. Если запрашиваемые сведения найдутся, то сотруднику будет выдана справка. Если нужная информация отсутствует, то сотруднику следует в письменной форме обратиться в суд. Помимо заявления, в суд приводятся свидетели (минимум два человека), которые могут подтвердить факт работы. Также необходимо предоставить документы, доказывающие то, что вы действительно работали на данном предприятии.
Перед тем, как обратиться в архив или суд, нужно выяснить действительность факта ликвидации предприятия, а не возможной реорганизации, слияния, разделения, присоединения и т.п. Если предприятие ликвидировано вследствие реорганизации, то по всем вопросам нужно обращаться на предприятие-правопреемник.
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 27 января 2012 г.
Содержание журнала № 3 за 2012 г.
На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.
Если вам приходится заниматься кадровым учетом и заполнять трудовые книжки, то вам могут быть интересны некоторые ситуации, вызывающие затруднения при внесении записей при приеме на работу, выдаче дубликата трудовой книжки, а также об исправлении ошибочных записей в трудовых книжках.
Нельзя делать запись поверх печати предыдущего работодателя
М.А. Соколова, г. Тверь
В трудовой книжке принимаемого на работу сотрудника стоит печать предыдущей организации-работодателя, которая занимает почти все оставшиеся пустыми строки раздела «Сведения о работе». Можно ли вносить новую запись поверх этой печати?
: Нет, нельзя. Печатью были заверены записи, внесенные в трудовую книжку работника прежним работодателемп. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Поэтому вам нужно вписать полное и сокращенное наименование вашей организации в графе 3 «Сведения о приеме на работу…» раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ниже на свободных строках, не занятых оттиском печати предыдущего работодателяп. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).
Если же пустых строк на последней странице раздела «Сведения о работе» недостаточно, чтобы сделать запись о приеме на работу, вам нужно вшить вкладыш в трудовую книжку работника. После чего вверху на титульном листе трудовой книжки вы должны поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладышапп. 38, 39 Правил.
Есть ошибка — сделайте исправительную запись
Ю.М. Безлюдная, г. Тверь
В записи о приеме на работу мы неверно указали дату приказа. Как можно исправить эту ошибку?
: Неточные или неправильные записи, в том числе неверно указанную дату приказа о приеме на работу, в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивать запрещено. Чтобы внести исправление, надо признать запись о приеме на работу недействительной и внести правильную записьп. 1.2 Инструкции. Выглядеть это будет следующим образом.
(1) Неправильно указанную дату приказа не зачеркиваете.
(2) Делаете единую запись о признании недействительной неправильной записи и о приеме на работу с правильной датой приказа о приеме на работу.
Сотруднику, потерявшему трудовую книжку, надо выдать новую книжку
А.Е. Смирнова, г. Казань
Мы принимаем на работу нового сотрудника. Он написал заявление о том, что потерял трудовую книжку, и представил нам для заполнения дубликата трудовой книжки справки с прежних мест работы. Как правильно внести записи в дубликат трудовой книжки?
: В такой ситуации вы не должны выдавать сотруднику дубликат трудовой книжки и восстанавливать записи, которые были в утерянной трудовой книжке. Дело в том, что перечень случаев, когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, исчерпывающий. Он включает следующие ситуациипп. 31, 33, 34 Правил:
- трудовая книжка утеряна бывшим работником, который еще не устроился на новую работу;
- трудовая книжка утеряна работодателем;
- трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и др.);
- в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, если работник подал письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Вам нужно по заявлению работника оформить ему новую трудовую книжкуст. 65 ТК РФ, в которой первой записью о работе указать работу в вашей организации. Записи о работе у других работодателей вам делать не нужно. Это нам подтвердили в Роструде.
Из авторитетных источников
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжкуст. 65 ТК РФ. В данном случае на нового работодателя возложена только обязанность по оформлению работнику новой трудовой книжки.
Дубликат же трудовой книжки в случае ее утери оформляется работодателем по последнему перед потерей трудовой книжки месту работы, в том числе и в случае, когда работник уже устроился на новую работу”.
То есть если работник заинтересован в том, чтобы восстановить записи в трудовой книжке, ему имеет смысл обратиться за ее дубликатом к предыдущему работодателю. Если вы уже оформили ему новую трудовую книжку, а он принес вам дубликат от предыдущего работодателя, то внесите в него запись о работе в вашей организации, а выданную ему новую трудовую книжку уничтожьтеп. 42 Правил.
«Дополнять» документы, на основании которых выдается дубликат, нельзя
И.Н. Долгих, г. Рязань
Трудовая книжка одного из наших сотрудников была испорчена, и не все записи в ней можно прочесть. Для выдачи дубликата он принес нам справки с предыдущих мест работы. В этих справках указаны периоды работы, занимаемые должности, номера и даты приказов о приеме на работу и увольнении, но не указаны основания увольнения. Как нам заполнить графу 3 раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки? Нужно ли заверить восстановленные записи о предыдущих местах работы печатью нашей организации?
: Сначала вы должны указать в графе 3 «Сведения о приеме на работу…» раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки документально подтвержденный стаж работника до поступления на работу в вашу организацию суммарно без разбивки по отдельным работодателямп. 32 Правил; п. 7.2 Инструкции. После этого перенесите в дубликат отдельные периоды работы у других работодателей в соответствии с записями в трудовой книжке, взамен которой выдаете дубликат, и представленными работником справками.
Выдача дубликата предполагает восстановление всех записей, содержавшихся в трудовой книжке, но если в представленных работником справках о работе у предыдущих работодателей содержатся неполные данные (в вашем случае нет сведений об основании увольнения), то вносить дополнительные сведения со слов работника при заполнении дубликата вам не нужноп. 32 Правил; п. 7.2 Инструкции.
Затем внесите сведения о приеме на работу в вашу организацию и переводах (если они были).
Дополнительно заверять восстановленные записи печатью вашей организации не нужно.
Свою печать вы поставите только после того, как работник уволитсяп. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Тогда вы и заверите все записи, внесенные в трудовую книжку вашей организацией, включая восстановленные.
Выглядеть записи в трудовой книжке будут следующим образом.
(1) Восстановительные записи не нумеруете.
(2) Если основание увольнения не указано в представленной работником справке, то вы его тоже не указываете.
(3) Если вы делаете восстановительную запись на основании справки, представленной работником, укажите ее реквизиты один раз напротив записи об увольнении, так как в справке одновременно указаны сведения о приеме на работу и увольнениип. 7.2 Инструкции.
(4) Указываете полное и сокращенное наименование вашей организации.
(5) Ставите порядковый номер «1» напротив записи о приеме на работу в вашу организациюп. 7.2 Инструкции
Запись о работе в качестве предпринимателя не заносится в трудовую книжку
А.И. Синицына, г. Брянск
Мы принимаем на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке им самим сделана запись о работе в качестве индивидуального предпринимателя с 2009 г. Что нам делать?
: В трудовой книжке отражаются только периоды работы по трудовому договоруст. 66 ТК РФ. В своей же трудовой книжке предприниматель не может делать запись о ведении предпринимательской деятельности.
Как в такой ситуации исправить неправильную запись, нам разъяснили в Роструде.
Из авторитетных источников
“Недействительной может быть признана запись в трудовой книжке, но не сама трудовая книжка. Исправление неправильных записей возможно, но только на основании соответствующего документап. 27 Правил.
Если предприниматель внес в свою трудовую книжку сведения о периоде занятия им предпринимательской деятельностью, то в данном случае документ, на основании которого может быть внесено исправление, отсутствует.
Новый работодатель может продолжать вести такую трудовую книжку.
Кроме того, если предприниматель до начала занятия предпринимательской деятельностью работал по найму, он может обратиться по прежнему месту работы с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки”.
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд
Таким образом, сделайте запись о приеме этого сотрудника на работу в вашу организацию в общем порядке.
В филиале должно быть лицо, ответственное за трудовые книжки
Е.В. Крюкова, г. Волгоград
Наша компания открывает филиал в другом городе. Где мы должны хранить трудовые книжки сотрудников филиала, если в нем нет кадровой службы?
: Трудовые книжки на всех работников обязан вести и хранить работодательст. 66 ТК РФ. Филиал же работодателем не являетсяст. 20 ТК РФ. Однако хранить все трудовые книжки в кадровой службе или в бухгалтерии головной организации не целесообразно. Дело в том, что могут возникнуть ситуации, когда работника нужно уволить без отработки. А значит, и выдать ему трудовую книжку нужно в день увольнения (например, при увольнении в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или судап. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Вряд ли это можно будет сделать, если трудовые книжки хранятся в головном офисе организации в другом городе.
Поскольку у вашего филиала нет ни кадровой службы, ни бухгалтерии, то руководителю вашей организации нужно назначить приказом кого-то из работников филиала ответственным за ведение и хранение трудовых книжек работников филиала (например, офис-менеджера филиала)п. 42 Правил.
Он и будет заверять своей подписью записи в трудовых книжках при увольнении работника.
Какой печатью могут быть заверены записи в трудовых книжках работников филиала в такой ситуации, нам разъяснили в Роструде.
Из авторитетных источников
“В случае, когда кадровое делопроизводство ведется в обособленном структурном подразделении, допускается заверять записи печатью обособленного структурного подразделения при условии, что в печати также указано наименование самой организации”.
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд
Запись о времени военной службы можно сделать после записи о приеме на работу
И.Н. Белоусова, г. Пермь
Мы приняли на работу демобилизованного сотрудника, который до службы в армии нигде не работал, но запись о прохождении военной службы в трудовой книжке мы ему не сделали. Можем ли мы внести эту запись после записи о приеме на работу?
: Да, можете. В отличие от советской Инструкции по ведению трудовых книжекп. 2.17 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда от 20.06.74 № 162 (утратила силу) в действующих Правилах нет требования о том, что запись о военной службе должна быть сделана до внесения записи о приеме на работуподп. «а» п. 21 Правил. То, что будет нарушена хронология записей, никак не повлияет на их правильность. С этим согласны и в Роструде.
Из авторитетных источников
“Сведения о времени военной службы, в соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», вносятся в трудовую книжку по месту работы. Поскольку Правилами ведения трудовых книжек не предусмотрена строгая последовательность внесения подобных записей, они могут вноситься в трудовую книжку в любой момент до увольнения работника и любым работодателем.
Таким образом, запись о прохождении военной службы можно внести и после записи о приеме на работу”.
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд